こんにちは。RSのタナカミカです。
この度サポート業務をさせていただいた社会科学系（中規模）学会様より、とても嬉しいお声を頂きましたので、皆様に紹介いたします。
社会科学系学会様からのお声：今回実感したことは、アルバイトやスタッフを大勢配置するより、RS社様にお任せする方が確実で、運営サイドが楽になるということです。RS社様の良さは、一緒に仕事をして伝わるものだと思います。察する力の高さ、相手のニーズを的確にとらえ、きめ細やかなサポートができるところが、広告では伝わらないRS社様の強みだと思います。
このような素敵なご感想を頂き、スタッフ一同、大変感激いたしました。私たちも、一案件ずつサポート業務をさせていただく度に、「学習と成長」をお客様に与えていただいております。
それでは、今回の学会の詳細をご紹介いたします。
学会：社会科学系学科
規模：中規模（110名参加者）2日間オンライン
主なサポート内容：大会HPの作成（セキュリティあり）・総会・研究発表4分科会（約20件）・基調講演・ワークショップあり
社会科学系学会様からのお声：オンライン大会の運営をRS社様にお願いして本当に良かったと思います。迅速なレスポンス、利用者目線の丁寧できめ細やかな対応、そして豊富な経験からの的確な運営アドバイス、どれも見事でした。大会主催者がリスクを最小限に抑えられたのも、RS社様のコーディネート力と優秀なスタッフのチームワーク力のお陰です。大会webサイトも使いやすくわかりやすかったと参加者様からもお褒めの言葉をいただきました。イレギュラー対応にも柔軟に対応し、誠実にクライアントとコミュニケーションするスタッフの高い能力が、スムーズな大会運営につながったと思います。RS社様にお願いして本当に良かったと思います。ありがとうございました。
社会科学系（中規模）学会様よりご評価いただいた点を、私たちが心掛けていることを付け加えてお話したいと思います。
- 迅速なレスポンス
変更依頼を頂いた際は、その日の内に返信をするのはもちろんのこと、ご要望いただいた内容は、12時間以内に作成編集しました。今回の場合は、急遽入ったスポンサー企業のバナーをHPに入れることを迅速に作業し反映いたしました。
学会当日は、図のようなフォーメーションを組んで運営をいたしました。お客様代表とRS代表（リモットさん代表）は、Facebookメッセンジャーで繋がりながら、学会の全体を終始観察しました。また、全体総会にリモットさんを1名、それぞれの分科会にリモットさんを各1名配置し、リモットさんは、Slackチャットで繋がり運営をしました。こうすることで、隅々まで目が行き届き、例えば、「C会場で画面が固まってしまった人がいます」や「zoomの背景を全員これに変えてほしい」など、情報が即座に入り、それをシェアして建設的に表現をしていきました。即座に対応をすることで、参加者の不安を取り覗き学会に集中してもらうこと、また、お客様の求める「場」を作り上げていくことは、RSの得意とするところでもあります。
- 利用者目線の丁寧できめ細やかな対応
zoomにまだ不慣れな参加者の方からのお問い合わせは、電話で対応いたしました。こうすることで、会はスムーズに進み、お問い合わせいただいた方もプレッシャーを感じることなく、問題を解決していけます。私たちRSは、自分が初めてオンライン会議ツールに触れた時の感覚を忘れていません。「わからないものは、わからない」その気持ちがよく理解できます。参加者が不安に思っているところを丁寧に解消していくのは、私たちが大切にしているところです。
- 豊富な経験からの的確な運営アドバイス
今回の研修では、学会後にも使用するということで、研究発表を録画することがとても大切でした。そこで、zoomのローカルレコーディングとクラウドレコーディングの両方を使用することにしました。この両方を同時に行う場合、まずローカルレコーディングを開始してから、クラウドレコーディングを開始しなければなりません。これを逆に行うと、ローカルレコーディングの録画ボタンが押せなくなります。こういった、長い経験からのノウハウは、惜しみなく提供して、お客様の「こうしたい」に近づけていきます。
- イレギュラー対応にも柔軟に対応し、誠実にクライアントとコミュニケーションするスタッフ
自分の気配を消して、ほとんど画面には出てこずの当日サポートスタッフ（リモットさん）ですが、実は、その裏で、フォーメーションの図でもお分かりの通り、Slackチャットを用い、学会終了時には、1冊の台本ができるくらいの量の情報交換をしております。この情報交換が、私たちの当日の基盤となっています。徹底したサポートを実現するためには、私たちは手を緩めません。
私たちが心掛けていること、私たちの想いものせて、社会科学系学会様からのお声をご紹介いたしました。社会科学系学会様には、再度になりますが、このような評価を頂きまして、深く御礼申し上げます。
「だれかのサポートをしたい」「自分ができることを精一杯やりたい」そんな想いのリモットさんが集結しているRSは、「確かなスキル × 柔軟性 × ホスピタリティ」で、お客様の「こうしたい」をこれからも実現していきます。
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