【Zoom運用】ブレイクアウトルームの事前割り当てと複数回の効率的な管理方法

いつもお世話になっております。
こちらは、私たちZoomオペレーターが日々のサポートから、お伝えしたいZoom機能やちょっとした情報をお伝えしていくページです。

2023年のZoomのアップデートにより、ブレイクアウトルームの最大作成数が50室から100室に増えたことをご存知でしょうか。これにより、より多くの参加者を小グループに分けることが可能になりました。しかし、多数のブレイクアウトルームを効果的に活用するには、事前の準備と便利な機能を知っておくことが重要です。今回は、ブレイクアウトルームの数と利用回数が多い場合でも、効率的に設定する方法をお伝えします。

目次

ブレイクアウトルームの割り当て方法

ブレイクアウトルームへの参加者割り当ては、以下の3つの方法から選択できます。

1. 自動割り当て:Zoomが参加者を均等に各ルームに割り当てます。

2. 手動割り当て:ホストが各参加者を手動で各ルームに割り当てます。

3. 参加者に選ばせる:参加者自身がルームを選ぶことができます。

状況に応じて適切な割り当て方法を選択することで、スムーズなブレイクアウトルームの運営が可能です。

ブレイクアウトルームに参加可能な人数

ブレイクアウト ルームは現在、最大100室まで作成可能です。

(ルーム100まで作成できました)

各ブレイクアウト ルームの定員は、ミーティングの定員、作成したブレイクアウト ルームの数、また参加者が割り当てられたのがミーティング中、またはミーティング前なのかによって異なります。
(参考:Zoom Support

Zoomのブレイクアウトルームに配置できる参加者の最大数は、ミーティングの全体的な参加者数に依存します。具体的には以下の通りです:

ブレイクアウト ルームの数ブレイクアウト ルームに割り当て可能な参加者の最大人数*
ブレイクアウト ルーム 20 室参加者最大 500 名
ブレイクアウト ルーム 30 室参加者最大 400 名
ブレイクアウト ルーム 50 室参加者最大 200 名

 一覧表示されている最大定員を確保するには大規模ミーティング アドオンが必要です。 大規模ミーティング アドオンがない場合、参加者の最大数はミーティングの定員により制限されます。

(出典:Zoom Support

参加者の移動と交換を活用

ブレイクアウトルームの回数が多かったり、参加人数が多かったりすると、誤って別の部屋に入れてしまうことも。そんなときは「移動」「交換」を使いましょう。ブレイクアウトルーム開室前でも開室中でも使用可能です。

1. 移動もしくは交換したい参加者にカーソルを合わせます。

2. 「移動先」もしくは「交換」をクリックします。

3.移動する参加者の行き先を選んで完了です。

事前割り当ての方法

ミーティング前に参加者のルームを決めておきたい場合は、事前割り当てが便利です。

ただし、事前割り当ては1つのミーティングにつき1セットしか保存できないので注意が必要です。また、事前に割り当てることができるのは、Zoom アカウントを持つ参加者のみです。Zoomアカウントを持っていない方のメールアドレスを設定しても割り当てられません。

1. Zoomウェブポータルでミーティングをスケジュールします。

2.ミーティング設定の「オプション」で「ブレイクアウトルームの事前割り当て」を有効にします。

3.「ルームを作成」をクリック。

・参加者のメールアドレスを入力して割り当てる方法:

 ルームを追加し、add participantsに参加者のメールアドレスを追加します。

・CSVファイルのインポートして割り当てる方法:

 テンプレートをダウンロードし、ルーム名にあわせて参加者のメールアドレスを入力。

完成したファイルをアップロードします。

これで事前準備は完了です。

複数回のブレイクアウトを効率的に管理する方法

ミーティング中に何度もブレイクアウトルームの組み合わせを変える場合は、以下の方法が役立ちます。

・EXCELなどで参加者の名簿を作成し、グループ分けを管理。

・終了したブレイクアウトルームの組み合わせの欄は、終了したことが一目で分かるようにグレーなどの色を付けて表示するようにします。(テキスト入力より早いのでおすすめです)

・参加者に、Zoom上の名前の前にグループ名や記号を入れてもらう(例:「A_あ_1_山田太郎」など)。

こうすることで、参加者をスムーズにブレイクアウトルームに移動させることができます。

以上、ブレイクアウトルームの効率的な設定方法についてお届けしました。

100室のブレイクアウトルームを一度に使う機会は少ないかもしれませんが、柔軟なグループ分けが可能になったことで、より様々な使い方が可能になるはずです。

割り当て方法の選択やホストによるルーム間の移動など、これらの機能を活用して、効果的なブレイクアウトルームを運営してください。

それでは、みなさんのZoomライフがよりよいものになりますように!

※掲載内容は、記事作成時点のものです。Zoomのバージョンアップや使用デバイスによって、実際の画面や機能は異なる場合があります。ご了承ください。

執筆者:MIKA TANAKA