【Zoom運用】Zoomで事前質問を送り、参加者から回答を集める設定方法

いつもお世話になっております。

こちらは、私たちZoomオペレーターが日々のサポートから、お伝えしたいZoom機能やちょっとした情報をお伝えしていくページです。

今回は、普段はあまり使わないけれど覚えておくと便利な「事前登録機能」についてお届けします。

Zoomミーティングを行う際、参加者を限定したい場合や、事前に参加者の情報を収集したい場合には「事前登録」機能が非常に便利です。

この機能を使うことで、ミーティングの参加者を管理し、ミーティングの準備を効率化することができます。また、事前にアイディアや議題を募集することも可能です。

Zoomの事前登録機能について、使い方と活用方法を紹介します。

※記事作成時、バージョン6.0.10

目次

事前登録機能の概要

Zoomの事前登録機能は、ミーティングに参加する前に参加者に登録フォームを記入してもらい、名前やメールアドレスなどの情報を収集する機能です。これにより、参加者を限定し、ミーティングのセキュリティを向上させることができます。また、参加者リストを事前に把握したり、質問することもできるため、ミーティングの準備がスムーズに行えます。

事前登録機能の設定方法

ステップ1: ミーティングのスケジュール設定

Zoomのウェブポータルにログインします。

「ミーティングをスケジュールする」をクリックします。

ミーティングの詳細を入力します。

ステップ2: 事前登録を有効にする

「登録」にチェックを入れます。

「保存」をクリックして、ミーティングの設定を保存します。

ステップ3: 登録を編集します

スケジュール済みのミーティングの「登録」タブに移動し、「編集」をクリックします。

「質問」タブに移動し、フォームに含めたい質問や情報をカスタマイズします。

「質問の追加」から、質問を追加することが可能です。

今回はミーティングの参加について質問します。

最初から参加できるのか、途中からなのか、途中までなのか、を入れてみました。

議題やアイディアを募集するのもいいかもしれません。

これにより、参加者のニーズを事前に把握し、より有意義なミーティングを実現することができます。

1点気をつけていただきたいのは、質問を追加したら「保存」をクリックすること。質問を保存してから「すべて保存」をクリックしないと、質問が消えてしまいます。

参加者への共有方法

事前登録の設定が完了したら、参加者に共有します。

ミーティングの「詳細」にある「登録リンク」を共有するか、

「ミーティング招待状をコピー」からメールなどに貼り付けて送信します。

参加者は、

届いたメールから「このミーティングに事前登録する」をクリックし、

必要な項目を入力します。

「登録」をクリックすると、

登録完了メールが届きます。

登録者リストの管理

参加者の登録情報は、ミーティングの「登録」から確認ができます。

名前をクリックすると、

質問への回答が確認できます。

事前登録機能が表示されない場合の対処方法

Zoomのミーティングスケジュール画面に事前登録機能が表示されない場合、以下の設定を確認してください。

アカウント設定を確認

1. Zoomのウェブポータルにログイン

   – [Zoomのウェブポータル](https://zoom.us)にアクセスし、アカウントにログインします。

2. アカウント設定を開く

   – 画面右上の「マイアカウント」をクリックし、左側のメニューから「設定」を選択します。

3. ミーティング設定を確認

   – 「ミーティング」タブをクリックし、「スケジュールミーティング」セクションで「登録(必須)」のオプションが有効になっているか確認します。

   – 「登録(必須)」が無効になっている場合は、スイッチをクリックして有効にします。

プランの確認

事前登録機能は、Zoomの有料プラン(プロ、ビジネス、教育、企業)で利用可能です。無料プランでは事前登録機能が利用できません。

以上、今回はZoomの事前登録機能についてお届けしました。

この機能を活用することで、特に大人数のミーティングをより安全で効率的に開催することができます。事前に参加者の情報を収集し、ミーティングの準備を万全にすることで、参加者にとっても有意義な時間を提供することができるでしょう。

事前に確認しておきたいことがある場合、参加人数が多くなりそうな場合には、ぜひこの機能を活用してみてくださいね。

ちなみに、「ミーティング後に参加者を確認する方法」は別途記事がございます。

参加人数が多いイベントやセミナー、研修や大学の講義にて使うと便利な機能です。

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それでは、みなさんのZoomライフがよりよいものになりますように!

※掲載内容は、記事作成時点のものです。Zoomのバージョンアップや使用デバイスによって、実際の画面や機能は異なる場合があります。ご了承ください。

執筆者:MIKA TANAKA