【Zoom運用】Zoomミーティング中にクラウド上で共同編集が可能に:最新アップデート情報③

いつもお世話になっております。
こちらは、私たちZoomオペレーターが日々のサポートから、お伝えしたいZoom機能やちょっとした情報をお伝えしていくページです。

今回も、4月にアップデートされた最新情報からお届けします。
ミーティングにおいて、資料共有は欠かせない要素の一つです。その資料は自分のパソコンではなくクラウド上に保存されている方も多いはず。今回のアップデートでは、Zoomの画面共有機能がアップデートされ、クラウドサービスとの連携がより便利になりました。この新機能についてご紹介します。

※記事作成時、バージョン6.0.0

クラウドサービスとの連携で、よりスムーズなファイル共有を

以前から連携は可能でしたが、今回のアップデートによりクラウドサービスにあるファイルを簡単に共有できるようになりました。

プレゼンの資料や会議で使用するドキュメントなどを、わざわざダウンロードしてからZoomにアップロードする必要がなくなったのです。クラウド上のファイルに直接アクセスできるので、参加者全員で、最新の資料を使って議論を進められるようになります。

Google ドライブおよび Microsoft OneDrive からのファイル共有が更新され、会議中の表示やコラボレーションのためにファイルを選択して共有することが簡単になりました。まず、Zoom ファイル ピッカーではなく、サードパーティ サービスのネイティブ ファイル ピッカーを使用してファイルを選択します。 Google ドライブまたは Microsoft OneDrive からファイルを選択した後、  [コラボレーション]を選択すると (参加者にファイル編集権限が付与されます)、すべての参加者がシステム ブラウザを使用してドキュメントでのコラボレーションに参加するよう招待されます。

(出典:Zoom Support

前提条件

事前に、以下を確認しておく必要があります。

・Windows または macOS 用 Zoom デスクトップ クライアント5.3.0 以降:

Zoomアプリのバージョンを確認し、古い場合はアップデートしてください。

管理者が有効にしたファイル共有統合

Zoomホストが事前に共有を可能にしておきましょう。

管理者が有効にしたミーティング内ファイル転送

Zoomホストが事前に共有を可能にしておきましょう。上記リンク先に手順があります。

使用方法

では、実際に使ってみましょう!

1.Zoomミーティング中に画面共有を選び、「ドキュメント」タブを選択すると、共有できるクラウドサービスが表示されます。

今回は「Googleドライブ」を選択し、「共有」をクリックします。

2.初めてこの機能を使う場合は、連携先へのログインが必要になります。
表示されているアカウントが正しければアカウントをクリック。異なる場合は「別のアカウントを使用」をクリックします。

※2回目以降はこの作業(2~5)はありませんでした。ホスト側でも参加者側でも同様です。

実際のミーティングで使用する前に、ご自身でミーティングを立ち上げて連携しておくとスムーズに使用できます。

3.Googleアカウントを確認して「次へ」をクリック。

4.「続行」をクリック。

5.「Zoom Meetingsを開きますか?」と表示されるので、「Zoom Meetingsを開く」をクリック。

6.共有可能なドキュメントが表示されます。

7.共有したいドキュメントを選択し、「Select」をクリック。

8.「Collaborate」または「Share Screen」を選びます。

・Collaborate:Grant edit access to meeting invitees using their Zoom account emails.
(=Zoomアカウントの電子メールを使用して、ミーティングの招待者に編集アクセス権を付与します。)

・Share Screen:Present only.

(=自分の画面を他の参加者に見せるだけで、他の人に編集権を渡さない設定)

9.「Collaborate」を選択すると、他の参加者に以下のような画面が表示され、編集アクセス権が付与されます。

今回のアップデートで、Zoomとクラウドサービスの連携がより便利になりました。ミーティング中に最新の資料を参加者全員で共有・編集できるようになったことで、よりスピーディーで効率的な議論が可能になります。

まだアップデートされたばかりの機能なので、うまくいかない場合もあるかもしれません。とはいえ、これから使う場面が増えることは間違いありませんので、新たな情報がありましたら、今後の記事にてお届けいたします。


それでは、みなさんのZoomライフがよりよいものになりますように!

※掲載内容は、記事作成時点のものです。Zoomのバージョンアップや使用デバイスによって、実際の画面や機能は異なる場合があります。ご了承ください。

執筆者:MIKA TANAKA