いつもお世話になっております。
このページでは、私たちZoomオペレーターが日々のサポート経験から得た、有用なZoom機能や便利な情報をお届けしています。
2024年8月にリリースされたZoom Docs。Zoomブラウザ版にログインすると「ドキュメント管理」にNEWと表示されているので気になっていた方もいらっしゃるかと思います。こちらはZoomミーティング内でも使用できる「ノート」とは別の機能です。
テキスト作成やプロジェクト管理、ページの作成など直感的に使いこなせる機能を備えつつ、Zoomミーティングとの連携という独自の特徴を持つツールです。
※記事作成時、Zoomバージョンは6.2.5
機能の概要
基本機能と使い方
Zoom Docsは最大100名での同時編集に対応し、データ表やチェックリスト、画像やビデオの埋め込みなど、柔軟なコンテンツ作成が可能です。情報の表示方法も、カンバンボードやカレンダー、ギャラリーなど、目的に応じて選択できます。
1. Zoomデスクトップアプリのホーム画面から「ドキュメント」をクリック
2. テキストを入力、もしくは「＋」または「/」でページを作成
3. 様々なコンテンツを追加可能：
– 基本：テキスト、ヘッダー、箇条書きリスト
– 特集：AIによるデータテーブル作成
– 表示：表、吹き出し、引用
– メディア：画像、音声、ビデオ
– ページ：サブページとリンク
– 埋め込み：YouTube、X、Google Drive、Figma
– アクション：リンクのコピー、挿入など
（マインドマップ）
（ミーティング記録を読み込んだり、プロジェクト管理に便利なタイムラインを入れることも可能です）
驚きなのが表示の速さ。YouTubeも、埋め込むとすぐに表示されました。
（弊社代表 タナカミカによるYouTubeチャンネル「青森のタナカさんオランダへ行く」）
翻訳機能（有料版のみ）
筆者の場合、これまではテキスト作成にGoogleドキュメントを使用し、Zoomのアップデート情報を確認する際は、自動翻訳で不明確な表現があれば英語に戻して別の翻訳ソフトで確認していました。しかし、Zoom Docsを使えば、テキストの作成からZoomのアップデート情報の翻訳まで、一つのツールで簡単に行えるようになるのです。
実際に使用してみると、Zoom Supportの翻訳と比較して、正確性が向上しているように感じます。
現在、9言語に対応しています。
設定方法：
1. 「ドキュメント管理」の「…」をクリック
2. 「翻訳機能」からターゲット言語を選択
使い方：
翻訳機能の使い方はとてもシンプルです。
翻訳したい文書の上でシフトキーを押しながらマウスを移動させると、その場で翻訳結果が表示されます。
これまで別のサイトやソフトを使用していた翻訳作業がZoom Docs内で完結できるようになり、作業効率が大幅に向上しそうです。
AI機能（有料版のみ）
要約機能
Zoom Docsには、会議内容の自動文書化、文法ミスの修正や文体の調整、そしてミーティング要約機能が搭載されています。2024年3月から日本語にも対応済みです。
要約機能は事前設定が必要です。
設定方法
1. Zoomブラウザ版のアカウント設定で「AI Companion」タブを開く
2. 各種機能を有効化
3. ミーティング要約機能を使用する場合は「AI Companionによるミーティング要約」をオン
ミーティング内で要約以外も使用する場合は、必要な機能をオンにしておきましょう。
文章の改善
次に、文章の改善機能を使ってみましょう。
1. テキストを入力後、改善したい箇所を選択し、「AI Companion（ブラシのようなアイコン」をクリック
2. 「文章を改善」をクリック
3. 改善されたら「置換」をクリックして完了です
Zoomミーティングとの連携活用
これまでZoomミーティング以外での活用方法を紹介してきましたが、ここからはミーティング中での使い方についてご説明します。
会議ウィンドウを離れることなく、発表者と一緒にドキュメントをリアルタイムで確認・編集が可能です。
1.共有する際は、アクセス権限を選んで共有します。
ここでは編集権限を設定しました。設定後、「共有」をクリック。
2.通常の画面共有とは異なりますが、画面が共有されていることがわかります。
共有された側の画面は、通常の画面共有と同じような状態です。
ブレインストーミングやプロジェクトレビューなど、ミーティングの前後やミーティング中に必要なドキュメントを作成できます。また、チームメンバーへのタグ付けやコメント機能を活用することで、プロジェクトの進捗管理やタスク管理も円滑になるでしょう。
以上、今回はZoom Docsについてお届けしました。
Zoomは単なるビデオ会議ツールから、統合型ワークスペースへと進化しつつあります。ミーティング、カレンダー、チャット、ドキュメント管理などの機能が一つのプラットフォームで完結することで、業務効率の大幅な向上が期待できます。さらに、AI Companionによる自動化機能は、従来の手作業によるテキスト作成や管理の負担を大きく軽減してくれるでしょう。
Zoomひとつで完結したい方には、便利な機能が集まってより使いやすくなりそうです。
最近は様々なツールが登場し、どれを選べばよいか迷うことも多いと思いますが、Zoomを活用することが多い方にとっては、複数のツールを使い分ける手間がなくなります。とはいえ、まだ新しい機能ですので、使いながらよりよい選択をしていただければと思います。
それでは、みなさんのZoomライフがよりよいものになりますように！
※掲載内容は、記事作成時点のものです。Zoomのバージョンアップや使用デバイスによって、実際の画面や機能は異なる場合があります。ご了承ください。
