いつもお世話になっております。
こちらは、私たちZoomオペレーターが日々のサポートからお伝えしたいZoom機能やちょっとした情報をお伝えしていくページです。
今回は、会議やイベント開始前の準備についてお話します。
目次
参加者一覧と待機室の設定で、いつ参加者が来てもよい状態に！
会議やイベントの日時が決まり、いよいよ本番。
何度も確認しているかとは思いますが、当日の朝は参加者に案内しているZoomのURLが間違いないかどうか、確認しておきましょう。別のデバイスがあれば、参加者に案内したURLから自分で入室してみると、確実です。
当日は開催時間の30分～1時間前に開室し、参加者を迎える準備をします。
Zoomを開室後「参加者」をクリック。すると、参加者一覧が表示されます。
右下の「…」をクリックし、設定を確認しましょう。
開始前にブラウザにて設定を整えておくこともできますが、zoom開室後に変更も可能です。この画面では、赤で囲んでいるところにチェックが入っています。
・入室時に参加者をミュートにする
・参加者が自分のミュート解除を許可します
・参加者が自分の名前を変更するのを許可する
・誰かが参加するときまたは退出するときに音声を再生
・待機室を有効化
使用目的により異なりますが、このあたりが一般的でしょう。
参加者一覧から設定できる、5つの機能
それでは、１つずつ見ていきます。
＜入室時に参加者をミュートにする＞
Zoomの利用が増えてから、そろそろ1年が経ちます。たくさんの方が慣れていることは事実ですが、初めて利用する方や、慣れていない方もまだまだいらっしゃいます。
無事に入室できたのに、自分の音声が入ってしまうことで気まずい思いをしてほしくないですよね。
この設定をしておけば、初めての方も安心して参加できます。
＜参加者が自分のミュート解除を許可します＞
Zoomビデオウェビナーだと主催者側のみ発話しますが、私たちが多く利用しているZoomはZoom meetings。だれもが発言できる場所です。発言するときには、ミュートを解除する必要がありますので、「許可」にしておきましょう。
＜参加者が自分の名前を変更するのを許可する＞
社内で複数の方が利用するデバイスだと、前に利用した方の名前になっていたり、スマートフォンやタブレットからの参加だと「iPhone」「iPad」と名前が表示されていたりと、事前に確認している参加者の名前と異なっている場合があります。
事前に参加者には名前の変更をしておいていただくことがベストですが、チェックを入れておくと、入室後に変更が可能です。
＜誰かが参加するときまたは退出するときに音声を再生＞
Zoomを運用する際に最もバタバタするのが、Zoomの開室後から参加者入室までの時間ではないでしょうか。
以前の記事でもご紹介しましたが、音楽をかけたり、参加者リストをチェックしていると、あっという間に時間が過ぎていきます。そのため、「参加者が入室していることに気づかなかった」という失敗談をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。
それを防ぐことができるのが、この「誰かが参加するときまたは退出するときに音声を再生」です。チェックを入れておくと入室時に音が鳴るので、参加者の名前を確認後、すぐに入室してもらうことができますよ。
1点注意していただきたいのは、この設定をすると退出するときにも音が鳴ること。会議やイベント開始後には、チェックを外し、開催中に音が鳴らないようにしておくこともポイントです。
＜待機室を有効化＞
イベントなど、外部の参加者がいる場合には、待機室を設定することをおすすめします。
直接入室させずに待機室を設けることで、予期しない方が参加することを防ぐことができますよ。
待機室に入ってきた方がどなたなのか予測がつかない場合には、待機室に残したままでメッセージを送ることが可能です。その場で名前を変更してもらう、もしくは名前を書いて返信してもらうとよいでしょう。
さまざまな機能があって混乱することも多いZoomですが、その分、利用するシーンに応じて設定を変更できるのも大きなメリット。
今回ご紹介した準備がスムーズにできると、安心して運用できるはずです。
それでは、みなさまのzoomライフが、よりよいものになりますように！
※こちらで紹介する内容は、掲載当時のものです。Zoomのバージョンアップなどにより、実際の画面と異なる場合があります。ご了承ください。
井上かほる ライター 北海道生まれ。埼玉県在住。
求人広告の営業職、専門学校での勤務を経て2019年よりライターとして活動スタート。
2020年より、研修会社にてオンライン研修のサポートもしています。
趣味はBリーグ観戦、落語鑑賞、映画鑑賞など観ること多め。休みの日は、妹と暮らすうさぎさんを愛でています。
