突然のリモートワークも最低限の準備を徹底すれば大丈夫!

 

 

 

 

 

↑「〜今後ますます増えていくと予想されます。」
なんて悠長なことを言ってられない事態になってしまいましたね。。。

突然在宅勤務(リモートワーク/テレワーク)が言い渡された方。
研修やイベントのオンライン化が決まった方などなどのお役に立てれば嬉しいなと思い、
ITに詳しくないのにリモートワーク歴5年のタナカミカ@青森から発信させていただきます。

 

会社はこれを用意しよう

リモートワークをスタートする会社は、
まず以下の2つを社員・メンバーに完全に配備してください。

 

①使いやすいコラボレーションツール(Slack/Chatwork/Box/Teams等) :
チャットができるツールとファイル共有・共同編集ができる
ツールは最低限必要なのではないかと思います。

 

②ビデオ会議システム(ZoomやWebExなど):
画面共有しながらの会議には必須です。

 

※会社が用意すべきものについては、会社の体制や風土によることもあり、
このぐらいの説明に留めさせていただきます。
何かご相談事がある場合にはこちらにお気軽にご連絡ください。
info@mom-university.comリモートワークについての無料相談を承っています。

 

個人の最低限の準備はこれ!

 

リモートワークをする方はまず以下の4つを確認しましょう。

 

①PC・・・動作に問題がないものを準備。
「最近音声の調子が悪い・・・」
「Enterキーが押せないことがある・・・」
のような不具合を放置している方は早急に直しましょう。
会社支給のものがある場合にも同様に動作をチェックしてください。

 

②インターネット環境・・・速く、快適なインターネット環境。
有線・Wifi・テザリングなど2つ以上のオプションがあると安心。

 

③Webカメラ・・・PCに内蔵されているものも可。
会議中に映像が映らないと、コミュニケーションの質が下がります。

 

④マイク・・・内臓ものや、Webカメラ・ヘッドホンとセットのものも可。
Webカメラ+マイクで2000円程度〜売っています。

 

※ スマートフォンやタブレットだけでリモートワークも可能ですが、
ビデオ会議のやりやすさやチャットの返信のしやすさを考えるとPCを推奨。

※ 必要なものが揃ったら、必ず接続テストを行い、
マイクの感度・カメラの映り・チャットツールの使い方・インターネットの状況などに問題がないか確認しましょう。

※同じ部屋から複数名が同じビデオ会議に参加する場合にはハウリングに注意。
一方のマイクを必ずオフにしてください。

まずはこの4つなのですが、細かいことは他にもいくつかあります。
例えば、宅急便がピンポーンとインターホンを鳴らしても
聞こえない部屋にする、とか!(リモートワークあるある)

 

ビデオ会議のときに背景が映っても
差し支えない部屋にいるようにする、とか。(バーチャル背景を使うのも1つの方法です。)

 

ビデオ会議ファシリテーションのチェック項目

 

リモートワークで必ず活用するのがビデオ会議(Web会議)。
今回はこのビデオ会議をどのように行うと効果が高く効率の良いものにすることができるか、
私の経験からご紹介します。

 

 

 

 

 

 

ビデオ会議に慣れるまでは、上記を参考にして準備すると良いです。

まず、事前準備として自分および他の参加者のPCやインターネットの状態を確認することと、
ビデオ会議以外の連絡手段(メール・電話・チャットなど)を確保しておくことが重要です。

 

そして当日は、他の参加者が快適に参加できているか、
また、遅刻や早退をした人のフォローなども気にしてみてください。

 

会議後は、なるべく資料・議事録・会議録画を参加者に共有して
自分のペースで復習できるようにしたり、
欠席・遅刻・早退者に個別連絡するなどしてフォローを行いましょう。

 

また、慣れるまでは必ず、会議にサポートをつけるのも重要です。
メインで進行する人の他に、テクニカル面のサポートや遅刻者フォローをする役割の人を
アサインするのが望ましいです。
ビデオ会議に慣れない人が司会進行・ファシリテーションをしながら、
テクニカルな部分のサポートをしたり遅刻者をフォローしたりするのはかなり大変です。

 

このようにビデオ会議でも諸々気を配ることで、
「やっぱりF2Fで会議しないとダメだよね」という感想を回避できます。
上記に気を配ってビデオ会議をするとすぐにわかると思いますが、
オンラインでの会議でほとんどの場合には問題なく仕事は進められます。

よくあるビデオ会議ファシリテーションの落とし穴

 

ビデオ会議中に陥りがちな状況の打開策をご紹介します!

 

 

 

 

 

同じ場に集まっての会議よりもビデオ会議の方が簡単に集中力が途切れてしまいます。
PCをオフにすれば簡単に会議から退出できてしまいますし、
何か他の作業をしながら会議に参加するようなことも可能なのです。

そんなビデオ会議に集中して参加してもらうには、少し工夫が必要です。
例えば名指しで質問をしたり、少人数の話し合いを入れたり。

集中できなくなる原因として、単調な会議映像を見るのに
「飽きてしまう」ということもあります。

音声だけで伝えるのではなく、資料を画面共有しながら話したり参考映像を流したり、
ときには体を動かさせたり(拍手をしてください/手を挙げてください等)、
集中させる仕掛けをしてみてください。

 

また、質問したいときにできるように、
ビデオ会議室の中の「チャット」に質問を書き込むように伝えるのも効果的です。

 

TIPSは色々あるけれど。まずはやってみよう!

 

最初の方でお伝えした最低限の準備を徹底して行い、
まずはリモートワークをスタートしてみてください!

徐々に自分なりのリモートワークスキルを編み出せるようになるはずです。
私自身、ITに詳しくないはずが、気づいたら普通よりはだいぶ詳しくなっていました。

 

今回の一件で急遽リモートワークをすることになり
てんやわんやしている方もいらっしゃると思いますが、
慌てずにぜひこの機会にリモートワークを成功させて欲しいです。

業務をリモート化させたことで例えば業績が下がったなどということがあったらもったいないので。
この記事でご紹介したTIPSがお役に立てたら嬉しいなぁと思っています。

 

ちなみに今回いちはやく在宅勤務を推進したGMOグループの代表の方が、
「3週間在宅勤務をした中で業績に影響がほとんどない」という内容の発信をされていました。

今回のような出来事をきっかけにリモートワーク体制を作っても、
結果会社の業績が下がってしまうとしたらそれは本末転倒ですよね。
業績を上げるリモート体制を目指すべきです。

=============================

■リモートワークに関する無料相談
・ビデオ会議ファシリテーションの研修
・ビデオ会議のテクニカルサポートなどご希望の方は以下までお気軽にお問い合わせください。
株式会社リモートストーリーズ info@mom-university.com

 

■リモート学習・研修のオンライン化についてはこちらをご確認ください。
またはお問い合わせください。UMUテクノロジージャパン  mika.tanaka@umu.co

=============================