皆さんこんにちは。株式会社リモートストーリーズのタナカミカです。

今日は、リモートワークを円滑に進めるためのチャットツールの使い方として最も重要なことをお伝えします。

皆さんもご存知の通り、リモートワークに欠かせないツールはいくつかあります。zoomやwebexなどのビデオ会議システム、Dropbox や Googleドライブなどのファイル共有ツール、そして、SlackやChatworkなどのチャットツールです。

私は、これまでいくつかのチャットツールを使用したことがりますが、自分には、slackがとても使い勝手が良く、弊社では、 Slack を使用しています。お客様とは、Chatworkを使用して情報共有をすることもあります。今からお伝えすることは、全てのチャットツールを使用する上で言えることだと思っております。

チャットツール使用で一番重要なことは、オープンなコミュニケーションをするということです。

一時期、「チャット文化」と「メール文化」のように言われていた時期がありますが、チャットとメールは、全く違うものとして捉えなくてはいけません。メールは、特定の人に向けて情報伝達をするための手段です。一方、チャットツールは、その場にいる人たち全員に情報共有をする手段です。

せっかくチャットツールを使用しているのに、ダイレクトチャットだけをするのでは、チャットツールの良さが半減してしまうと私は考えております。リモートワークを円滑にするために、チャットツールを使用しているのであれば、是非オープンに情報を開示するコミュニケーションをしていただきたいなと思います。

リモートワークになって、コミュニケーションがうまく取れなくなったと感じている人もたくさんいらっしゃると思います。それも、チャットツールをオープンなコミュニケーションの場として活用することで、ある程度改善されると私自身は思っています。

オープンにするというのは、情報を伝えたい相手だけに伝えるのではなく、全体に見える場で共有するということが重要です。そうすることで、そこで何が起きているかを当事者以外も把握することができ、お互いの状況が見えづらいリモートワークであっても、なんとなく、「全体が何をしてるのか」「どんな情報を共有し合ってるのか」を把握することができます。

お互いの状況がわかっているのは、働いてる人達の間で安心材料になり、その安心材料が円滑に業務を進めていく基盤となります。是非オープンな情報共有をしていただきたいと思います。

弊社でも様々な事をオープンに話し合っています。例えば、お仕事募集も個人宛てにダイレクトチャットをするのではなく、オープンなチャットで募集をしています。2名定員の募集に5名が応募してくることもあります。人員決定もオープンに共有をしています。募集側としては、人員決定を知らせるのは、結構勇気がいることですが、今回の応募から外れたとしても、「この人はこういう仕事もできる人なんだな」という、そこで応募してきた人の意欲やスキルを知ることができ、それはお互いにとっての財産となります。

事務局だけが預かっていればよい個人情報については、ダイレクトなメッセージでやりとりをしますが、そうではないことについては、なるべくオープンにやり取りをするようにしています。

一方で、オープンのやり取りをしてると、本当に情報がたくさんあって、どれを追ったら良いか混乱する方もいらっしゃるかもしれません。

発信者側は、必ず見てほしい人には、Slack で言うところの「メンション」という機能を使用することが大切です。ほとんどのチャットツールで「〇〇さん必ず見てください」という機能があるので、受信者が迷子にならにようにしてあげることを心掛けてください。

受信者側は、「メンション」がついていたら、それが最重要なので必ず見落とさずに見て、それ以外は、重要視せずに、パッと情報として掴んでおきましょう。「チャットツールでの身のこなし方」は、慣れてくると自然と身についてきますので、安心してください。

リモートワークに於いて、チャットはコミュニケーションを高めるための大切なツールですので、オープンなコミュニケーションをすることを是非心掛けてください。

 

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