いつもお世話になっております。
こちらは、私たちZoomオペレーターが日々のサポートから、お伝えしたいzoom機能やちょっとした情報をお伝えしていくページです。
今回は、Zoomミーティングのスケジュール作成について。
「先の日付は決まっていないけど定期的なミーティングがある」「通常回と異なる設定をしているので毎回その設定をするのが面倒」。そんな設定のミーティングってありますよね。
今回ご紹介するテンプレート機能を使うと、次回以降はそのテンプレートから簡単にミーティングをスケジュールできます。
※記事作成時、バージョン5.16.2
1. Zoomミーティングのテンプレートを作成する
まずは、初回のミーティングを作成していきます。これがテンプレートになります。
ステップ1：Zoomを開き、「スケジュール」をクリックします。
ステップ2：ミーティングの詳細（日時、設定など）を入力します。
↓
ステップ3：スケジュールを作成し、「保存」を押すと、右下に「テンプレートとして保存」が表示されるので、クリックします。
これで、テンプレートが作成され、次回からこのテンプレートを使ってミーティングをスケジュールできるようになります。
作成したテンプレートは、「ミーティング」→「ミーティングテンプレート」のタブに保存されています。テンプレートの設定を変更したいときは、ここから可能です。
テンプレートとして保存される内容は、以下の画像のとおりです。
ホワイトボードはテンプレートとして保存されませんでした。
2. テンプレートから新しいZoomミーティングをスケジュールする
次に、テンプレートを利用してミーティングを設定する手順についても見ていきましょう。
ステップ1：「スケジュール」をクリックし、ミーティングの設定画面を開きます。
ステップ2：「テンプレート」から使用したいテンプレートを選びます。
ステップ3：テンプレートの設定が新しいミーティングに適用されますので、必要に応じて会議名や日時、ホワイトボードの設定など、確認しながら整えていきます。
ステップ4：確認後、保存をクリックして完了です。
また、テンプレートからスケジュールを作成することも可能です。
1.「ミーティングテンプレート」から、「このテンプレートを使用」をクリック。
2.日時や設定を確認・変更し、「保存」すればOKです。
テンプレート運用のための3つの確認ポイント
Zoomのテンプレート機能を使用すると、さまざまな追加利点がありますが、よりよい使い方をするべく最後に確認しておきたいことをご紹介します。
セキュリティ設定に注意：
Zoomミーティングのセキュリティは非常に重要です。必要なセキュリティ設定（待機室の使用、パスワード設定など）を一度設定し、テンプレート化しておくことで、毎回のセキュリティ確認の手間を省き、安全なミーティングを準備できます。反対に、一度設定を誤った状態で使い続けてしまう可能性もあります。
定期的なレビューを行う：
ご存知かとは思いますが、Zoomは頻繁にアップデートされています。新機能が追加されたり、セキュリティが強化されたりと変化が激しいです。そのため、テンプレートも定期的に見直し、最新の機能や設定に更新しておくとよいでしょう。
テンプレートの共有と標準化：
大規模な組織やチームではテンプレートを共有し、全員が同じミーティング設定を使用することをおすすめします。複数のアカウントを異なる人たちが使用する場面もあるかと思います。
具体的には、Excelシートにテンプレート名とそれに対応するミーティングの設定内容をまとめ、それをチームや部署間で共有すること。運用ルールの標準化が図れますし、全員が同じ基準に従ってミーティングを設定できます。
以上、今回はテンプレート機能ついてお届けしました。
Zoomのテンプレート機能は、一度の設定で繰り返し使えるため、毎回の設定を思い出しながら設定する必要がありません。作業時間も短縮され、研修やイベントの準備がスムーズになりますよ。
それでは、みなさんのZoomライフがよりよいものになりますように！
※こちらで紹介する内容は、掲載当時のものです。Zoomのバージョンアップ、使用デバイスなどにより、実際の画面と異なる場合があります。ご了承ください。
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