【Zoom運用】ブレイクアウトルームでホワイトボードを使う方法

いつもお世話になっております。

私たちZoomオペレーターは、日々のサポートから得た知識と経験を活かし、Zoomの新機能や便利な情報を皆様にお届けしています。

今回は、「ブレイクアウトルームでホワイトボードを使う方法」。
メインルームでのみ使える機能と思われがちですが、実はブレイクアウトルームでも使えるんです。実際の使用画面や必要な設定についてご紹介します。

※バージョン5.17.2

ブレイクアウトルームでホワイトボードを使うためにホストが行うべき必要な設定

ブレイクアウトルームの設定方法

念のため、ブレイクアウトルームの機能が使える状態になっているか確認しましょう。

1. Zoomにログインする

2. ミーティングの設定を開き、「設定」をクリックします

3. 「ブレイクアウトルーム」の横にあるスイッチをオンにして完了です。

ホワイトボードの権限設定方法

1. Zoomにログインする

2. Zoomのメニューから「設定」をクリックします。

3. ミーティングの設定の中にある「ホワイトボード」の設定で、スイッチをオンにします。

①「ホワイトボードを共有することを参加者に許可する」をオンに

「ミーティングで新しいホワイトボードを開始できる人物？」を「すべての参加者」に設定します。

②必要に応じて「ホワイトボードのコンテンツのエクスポートを許可」をオンに

ホストのみにするか、ホストと参加者にするかはそのイベントやセミナーによって異なるかと思いますので、合うほうにチェックを入れてください。

参加者がブレイクアウトルームでホワイトボードを使う方法

1. ブレイクアウトルームに入ったあと、 「ホワイトボード」を選択します。

2.テキストや図、付箋などを使用して作業をします。

（左にあるツールボタンから、テキストやテーブルなど追加可能）

（ファイルをホワイトボード内にアップロードも可能）

（テンプレートもあります）

（画面下の「ここであなたが共有する内容を閲覧できる人物」をクリックすると、このホワイトボードを共有できる範囲を確認できます）

↑

このホワイトボードへのアクセス権限のあるユーザー（ミーティングの参加者を含む）は全員、ここであなたが共有するものを保存でき、それらをアプリや他のユーザーと共有することもできます。

アカウント管理者は、AI テクノロジー（サードパーティ モデルを含む）を有効にすることもできます。Zoom が、オーディオ、ビデオ、チャット、画面共有、添付ファイル、その他のコミュニケーション系コンテンツ（投票結果、ホワイトボード、リアクションなど）を、Zoom またはサードパーティ製の AI モデルのトレーニングに使用することはありません。

（画像のテキストを引用しています）

そして、ブレイクアウトルームでホワイトボードの作成がなされると、ホストに以下のようなメールが届きます。

「[Default] has created the following whiteboard in your meeting “〇〇のZoomミーティング”」

↓

「[〇〇のズーム・ミーティング”] はあなたのミーティングに次のようなホワイトボードを作成しました」という通知です。

「OPEN」をクリックするとホワイトボードを確認することが可能で、この場合はブラウザでホワイトボードが表示されます。

また、ブレイクアウトルームで作業している参加者に通知音が鳴るなどはありませんが、右上の参加者の人数が増え、数字をクリックすると「オーナー」が閲覧していることがわかるようになっています。

（ディスカッションを自由の場であることが多いと思うので、閲覧する・しないは決めておきましょう）

ブレイクアウトルームでホワイトボードを使うメリットとデメリット

参加者がブレイクアウトルームでホワイトボードを使うメリット

1. アイデアの視覚化

他のホワイトボードツールと同様に、テキスト、図などを用いて簡単にディスカッションをまとめることができます。さまざまなツールを使えるため、互いの考えやディスカッションの内容の理解を深めることができます。

2. 協力して作業ができる

参加者全員がリアルタイムで同時に作業を進めることができます。誰かひとりがまとめる場面も必要ですが、全員で手を動かすことで一体感も生まれるはずです。

3. Zoom内で完結する

Zoom内で作業が完結するため、他のウェブサイトへの移動や別のアプリケーションの立ち上げが必要ありません。Zoomの環境内で、集中を保ちやすくなります。

しかしデメリットもあります。

デジタルツールに慣れていない参加者には、最初は使うのが難しいかもしれません。使ってみる、という気持ちで始めてみると意外と簡単に操作できると思います。

また、 ホワイトボードに集中しすぎると、ホワイトボード自体の話になったり、他のデジタルツールの話題になってしまったりと、議論すべき会話から外れる可能性があります。バランス良く使用することが重要ですね。

以上、今回は「ブレイクアウトルームでホワイトボードを使う方法」についてお届けしました。Zoomのブレイクアウトルームでホワイトボードを使用することは、オンライン会議やワークショップをより効果的で生産的なものに変えることができます。ツールの使い方に慣れ、適切に活用することが、成功の鍵となります。このガイドが、Zoomミーティングでのブレイクアウトルームとホワイトボードの効果的な使用をサポートする一助となれば幸いです。

今後も、Zoomの新機能や有益な情報をお届けしていきますので、ぜひご覧ください。
それでは、皆様のZoomライフがより充実したものになりますように！

※掲載内容は、記事作成時点のものです。Zoomのバージョンアップや使用デバイスによって、実際の画面や機能は異なる場合がありますので、ご了承ください。