いつもお世話になっております。
こちらは、私たちZoomオペレーターが日々のサポートから、お伝えしたいZoom機能やちょっとした情報をお伝えしていくページです。
最近、Zoomが新たに導入したAIコンパニオン、要約機能、ノート機能。これらは、会議の生産性を高めるための便利なツールですが、画面に表示されるオプションが多すぎると、参加者が誤って押してしまうかもしれませんし、機能の使い方に慣れていないと画面の戻し方がわからないことも。運営側としては、集中して参加してもらうためにこれらの機能をどのように使っていくかは都度、考えていく必要があります。
機能を理解し、使わない機能はオフに。
必要な時だけ使えるようにしましょう。
今回はこれらの新機能について、改めてどんなものなのか、そして設定方法はどうすればいいのかを見ていきたいと思います。
Zoomの新機能とは？
AIコンパニオンについて、Zoom Blogでは以下のように紹介しています。
Zoom AI Companion が日常業務を支援する仕組み
コンピュータをオンにすると、山ほどあるチャットが目に飛び込んできます。 でも心配はいりません。AI Companion が皆様の指示に従って、適切なトーンと長さでチャットの返信を作成してくれます。 これによって節約された時間は、すぐにチームとの共有プロジェクトに集中するために充てることができます。
コーヒーを 1 杯飲んでいたら、本日最初のミーティングに数分遅れてしまったとします。 そんなときは、チームメイトの邪魔をして聞き逃した内容を確認するのではなく、AI Companion に聞きましょう。その時点までのミーティングのディスカッション内容を要約して教えてくれます。
進行中のミーティングで聞き逃した内容は AI Companion が教えてくれます。
AI Companion に、ミーティングの内容について、より具体的に質問することもできます。 ミーティング後には、AI Companion のスマート レコーディングがクラウド レコーディングをスマート チャプターに自動分割してレビューしやすくしたり、重要な情報を強調表示したり、出席者が実行するべき次のステップを作成したりします。
昨日は多忙で、あるいは出張に行っていて、ミーティングを欠席したとします。 そんなときでも、同僚を見つけてミーティング内容を教えてもらう必要はもうありません。 AI Companion が作成したミーティング サマリーを読めば、発言者と発言内容、重要なトピックの強調表示、次のステップの概説があるため、ミーティングの概要を把握できます。
（出典：Zoom Blog）
ミーティング要約は、AI Companionによる機能です。ミーティングが終了した後で（ミーティングの設定に基づき）招待された人々に送信され、議論の要点を素早く復習することができます。
（参考：Zoomミーティングで「要約」をクリックするとアナウンスが出ます）
AIコンパニオンと要約機能は現在、日本語未対応ですが、近いうちに利用可能になるでしょう。
最後に、ノート機能。こちらは会議中にメモを取ることができる機能です。
（以前紹介した記事はこちら）
このノートを使用することにより、Wordなど他のテキストを共有しながらメモをする必要がなくなり、議論に集中しながらも、大切なポイントを記録することが可能になります。特に共同作業も可能で、リアルタイムでの共有がスムーズに行えます。この機能はすぐに使い始めることができ、会議の質を高めることができます。
Zoomの画面をすっきり！使わない機能のオフ設定
しかし、冒頭でお伝えしたとおり、これらの機能があることで、参加者にとっては迷いが生じてしまったり、誤ってクリックしてしまったりと、開催しているイベントやセミナーに支障をきたす恐れがあります。また、画面がごちゃごちゃしていると、集中力も散漫になりがちです。使う予定のない機能は、オフにして画面から消しておくといいでしょう。
【設定方法】
1. Zoomのウェブポータルにログインします。
2. 「設定」セクションに移動し、「ミーティング」タブを選択します。
3. 「ミーティング（基本）」または「ミーティング（詳細）」セクションを探し、AIコンパニオン、会議要約、ノート機能の設定を見つけます。
4. それぞれの機能をオフにするには、機能の横にあるトグルスイッチをクリックしてオフにします。
5. 設定を保存するために、ページの下部にある「保存」ボタンをクリックします。
（AI、要約機能をオフにする）
（ノート機能をオフにする）
Zoom画面で確認しましょう。
画面共有の横に並んで「要約」「AI Companion」…「ノート」がありましたが、
ホスト、参加者の画面から表示がなくなりました。
設定完了です。
以上、今回は「最近のZoomの新機能」についてお届けしました。
Zoomの新機能は、会議の生産性を高めるために開発されましたが、全ての機能が全ての会議に適しているわけではありません。必要ない機能は思い切ってオフにし、会議を自分たちのペースで進めましょう。この記事が、Zoomをより効果的に、そして快適に使用するための一助となれば幸いです。
それでは、みなさんのZoomライフがよりよいものになりますように！
※こちらで紹介する内容は、掲載当時のものです。Zoomのバージョンアップ、使用デバイスなどにより、実際の画面と異なる場合があります。ご了承ください。
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