いつもお世話になっております。
こちらは、私たちZoomオペレーターが日々のサポートから、お伝えしたいzoom機能やちょっとした情報をお伝えしていくページです。
今回は前回に引き続き、Zoomの「Notes」機能に焦点を当てます。
会議前、会議中、そして会議後にどのようにNotesを活用できるかをご紹介します。Notesはリアルタイムで情報を共有し、議事録の作成時間を節約する手助けになりますので、ぜひご覧ください。
※記事作成時、バージョン5.15.12
会議前： 議題の集約
まずは会議前。次の会議での議題は何なのか、必ず共有されるかと思います。
組織によってはteamsなどで事前に資料共有などにて確認するかと思いますが、Zoomを使用する場合には今回のNotesを使うと便利です。
1.会議のホストとなる方のZoomブラウザ版にログインし、「ノート」から右上にある「新規」をクリック。
2.入力画面が表示されますので、必要な内容を書き込みます。
後で見返すために、タイトルを左上に「第2回議題書き出し」といった具体的な名前を付けましょう。
3.作成後は、左上の「<」ボタンをクリックすると、Notesの一覧画面に戻ります。
↓
一覧に戻ります。タイトルがあるので見つけやすいですね。
4.会議に参加する方へ共有します。
上記の一覧または該当のノートを開いてシェアボタンをクリック。
（一覧ページ）
（該当のノート）
5.共有したい相手のメールアドレスを入力します。
「Users is external to the organization（ユーザーは組織に所属していません）」と表示されますが、そのまま「Share Note」をクリックします。
6.Editorとして認識されました。
共有相手にはメールが送信されます。
メールを受け取った相手は「Open Note」をクリックすることでZoomログイン後、Noteにアクセスできます。
（共有相手に届いたメール画面）
「Open Note」をクリック。
Zoomログインを求められる場合がありますが、ログイン後、Noteにアクセスできます。
↓
小さいですが右上に、共有相手のアカウントが表示されました。
これにより会議前に議題を共有し、当日の会議をスムーズに進めることができるでしょう。
会議中：Notesで議題を確認しながら議事録を作成
会議が始まったら、Zoomミーティング内でNotesを活用しましょう。
1.右下の「ノート」をクリックすると、過去に作成したノートが表示されます。これをクリックして開きます。
2.画面の境目にカーソルを合わせると、ノートの大きさを調節できます。Zoom中も文字の大きさや色を変更したり、同時に編集したりできます。
会議中に議題を確認しながら議事録を作成でき、手間を省けます。
1点気を付けていただきたいのは、事前にNotesを共有されていない方には同様のページが表示されないこと。
ですが、Zoom中に共有可能です。次の項にてご説明します。
Zoom中に参加者にNotesを共有する
1.右上にある矢印をクリック。
2.「Share to Meeting」をクリック。
3.Collaboratingにチェックが入っている状態で「Share Note」をクリック。
（Viewingだと閲覧権限のみになります）
※Collaborating=「Meeting participants are granted edit permission.（会議参加者には編集権限が与えられます）」。
1番下にある、
「Allow persistent access to verified meeting participants after closing the document.（ドキュメントを閉じた後も、認証された会議参加者に永続的なアクセスを許可する。）」は、チェックを入れるか外すか選択できるので、状況に応じて変更しましょう。
共有された側には、「コラボレーションを開始」のボタンが表示されます。
（共有相手の画面）
クリックすると、Notesが共有されました。
これで、Zoom中のNotes共有完了です。
会議終了後の共有も簡単
Zoom終了後、NotesはZoomブラウザ版に保存され、忘れてしまった相手にはリンクを送信することも可能です。
Zoom終了後は先ほどのZoomブラウザ版に保存されますし、アクセス先を忘れてしまった方にはリンクを送信することも可能です。
もしくは、会議後にNotesにあるテキストを別のテキストエディタなどに貼り付けて保存することもできますよね。
ただ、保存しておける期間が今のところ不明なため、クラウドレコーディング同様にいつか削除する日が来る可能性もあります。
必要に応じて、別途バックアップとしてドキュメントに保存しておくとよいかもしれません。複数の議事録ができることにはなりますが、Zoom中は議題や議事録をNotesで共有したまま、画面共有は別のものを表示できます。画面共有でテキストを共有しながら進めるよりは、会議の進行速度も上がるのではないでしょうか。
以上、Zoomの新機能「Notes」の活用術についてお届けしました。
オンラインツールは増えており、組み合わせて使用する場面も多いと思いますが、今回のようにZoom内など1つのツールで解決するものがあると便利ですよね。Zoomをより効果的に活用し、会議をスムーズに進めましょう。
それでは、みなさんのZoomライフがよりよいものになりますように！
※こちらで紹介する内容は、掲載当時のものです。Zoomのバージョンアップ、使用デバイスなどにより、実際の画面と異なる場合があります。ご了承ください。
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