いつもお世話になっております。
こちらは、私たちZoomオペレーターが日々のサポートから、お伝えしたいZoom機能やちょっとした情報をお伝えしていくページです。
日本だけでなく、世界中の人々と同じ時間にディスカッションを行うことができるブレイクアウトルーム機能は、今や欠かせないものとなっています。今回は、ブレイクアウトルームを安心して運用できるように、重要な運用ポイントと注意点をご紹介します。
※記事作成時、バージョン5.16.10
目次
ブレイクアウトルームの基本機能と利点
Zoomミーティングでのブレイクアウトルーム機能は、ミーティングを複数の小グループに分割し、より集中的なディスカッションや個別の作業を可能にします。これにより、ミーティングやセミナーの内容が濃くなります。また、個別作業スペースとしても利用できるため、参加者一人ひとりの意見がより効果的に共有されるようになります。
ブレイクアウトルーム使用時の主要な注意点
初めて運営側としてZoomの操作をするときに、最もプレッシャーを感じるのがこの機能ではないでしょうか。ブレイクアウトルームを使う際には、いくつか注意点があります。
時間管理
ブレイクアウトルームは、ミーティングやセミナー全体の一部でしかありません。そのため、事前に決めていた時間数から変更になる場合が多いでしょう。ブレイクアウトルームの各部屋へ参加者を割り振り、時間設定も行ったあとに変更することになるので、緊張しますよね。
ポイントとしては、時間数の変更前に「英数」にしておいて、半角数字を変換することなく入力しておくことをおすすめします。また、ブレイクアウトルーム開室中は、基本的にマウスやキーボードから手を放しておくとよいでしょう。これは、手を動かしたときに運悪くブレイクアウトルームを終了させるのを防ぐためです。
さらに、時間内によいところでディスカッションを終えてもらうため、ブロードキャストを使って、残り時間数ややるべきことのリマインドなどを行うとよいでしょう。
進行の管理
「何をするのかわからない」を避けるため、ブレイクアウトルームでの活動前には明確な目標や指示を伝えることが非常に重要です。これはZoom操作役の方というよりは、ファシリテーターや講師の方のお仕事になると思いますが、ブレイクアウトルームでの活動開始後は、各ルームを巡回し、進行状況を確認しておくようにしましょう。必要に応じて直接指示を伝えたり、黒画面で入ってチャットで情報提供したりします。
また、Zoom操作役の方も各部屋からヘルプボタンが届く場合があるので、参加者のようすを確認しておくと、よりよい進行ができるはずです。
組み分け方法の効率化
参加者をブレイクアウトルームに割り当てる際には、事前にExcelのピボットテーブルなどや「グループ分けツール」などもインターネットを探すとありますので、そういったツールを利用して事前に計画を立てると効率的です。（個人情報には注意してくださいね）
これにより、ミーティング当日にスムーズにグループ分けを行うことができます。
そして、当日は参加者の名前の前に数字やアルファベットでグループ名を入れておくと、どのグループに誰が属しているかが一目でわかり、割り当てや管理が容易になります。
当日困った！こんなときの対処法
ここまで事前の準備やブレイクアウトルーム開始前についてお届けしてきましたが、いざ当日。続々と参加者が入室し、出席確認をしながら準備を進めていると思わぬことが！ なんてことありますよね。ここでは、そんな困ったときの対処法をご紹介していきます。
多人数管理とデバイス共有の調整
出席確認をしていたら、2名で映っている画面が。ひとつのデバイスを2名で共有している参加者がいました。
ブレイクアウトルームでのディスカッションがあるので、事前にメンバーの振り分けは終わっています。しかし、違うグループでディスカッションする予定の参加者が2名同じ画面に。そんなときは、すぐに責任者に確認し、グループの調整を行いましょう。
同じデバイスを使用している2名を同じグループにし、他のグループで調整が可能な場合は変更を。研修やディスカッションのテーマによっては、グループ変更が難しい場合もあるかもしれません。2名でひとつのデバイスで入っているメンバーが他のデバイスを用意できない場合は、その２名はそのまま同じグループとし、人数が足りないグループが出た場合はファシリテーターや講師などがサポートでそのグループに入るなど調整しましょう。
めったに起こることではないかと思いますが、大人数でのセミナーなどの場合は、過去の事例を踏まえて対処法を準備しておくとよいかもしれません。
休憩時間の設定と管理
休憩後すぐにブレイクアウトルームがある場合は要注意です。
理由は、Zoomから退出してしまう参加者がいる可能性があるためです。休憩が終わる少し前〜ブレイクアウトルーム開始までの間に確認し、適切なルームに再度割り当てましょう。さらに、いつでもメインルームに戻れる場合はその旨を事前に伝えてておくと良いでしょう。
（「参加者１」がブレイクアウトルームから抜けている！）
参加人数不足への対応
企業研修やセミナーなどの場合、仕事の都合で当日欠席者が出る場合は少なくありません。
先ほどの2名で1台のデバイスで参加していた場合の対処法とほぼ同様ですが、事前にブレイクアウトルームを組む際に、部署がばらばらの状態でグループをつくったり、他のグループより人数が少ないグループがあれば移動してもらうメンバーはこの人と決めておいたりと、人数が減ってしまった場合でもスムーズにメンバーの移動ができるよう、参加者の特徴などを把握しておくとよいでしょう。
参加できない人の対応
ブレイクアウトルームの使用中には、使用しているパソコンのスペックやインターネット環境によって参加者がルームに移動できないといった問題が発生することがあります。これらの問題には、Zoomを操作しているホストが積極的に対応し、参加者を手動で移動させたり、一度別のルームに移動させてから参加してもらうルームへ移動させたりすることで解決できます。
以上、今回は「ブレイクアウトルーム機能の運用と注意点ガイド」をお届けしました。
適切に運用すれば、ブレイクアウトルームはZoomミーティングをより生産的かつ参加者にとって魅力的なものにすることができます。この記事を参考にして、次のミーティングでブレイクアウトルームを上手に使ってみてください。正しい準備と運用方法を把握すれば、初心者でも安心してブレイクアウトルームを活用できるでしょう。
それでは、みなさんのZoomライフがよりよいものになりますように！
※掲載内容は、記事作成時点のものです。Zoomのバージョンアップや使用デバイスによって、実際の画面や機能は異なる場合があります。ご了承ください。
