いつもお世話になっております。
こちらは、私たちZoomオペレーターが日々のサポートから、お伝えしたいZoom機能やちょっとした情報をお伝えしていくページです。
2024年2月28日の最新のアップデートにて、新機能が導入されました。
「全画面モードの監視」と「待機室の自動移動」の2つの機能です。
どのような機能なのか、どのような場面で使えるのか、実際の画面を用いながら解説いたします。
※記事作成時、バージョン5.17.10
オンライン授業と試験の監督に
Zoomでの授業や試験では、教員や試験監督者が参加者全員の画面をリアルタイムで確認するのが難しい状況にありました。今回の全画面モードの監視機能は、主催者は参加者に画面共有を一斉に要求でき、共有された画面を一覧で確認することが可能になります。
Zoom Supportぺージには以下のように説明があります。
全画面モード ：
全画面モードでは、主催者はすべての参加者に画面の共有を要求し、参加者と共有デスクトップのスクロール可能な並べて表示をホストに提示できます。この機能は、参加者のビデオとデスクトップ共有の両方を表示することに重点を置き、より合理化された簡単な監督エクスペリエンスを提供するように設計されています。会議中にアクティブ化する場合、主催者は参加者がすべての共有デスクトップを表示できるようにすることもできます。管理者はアカウントおよびグループレベルの設定でこの機能の使用を制御でき、主催者は個々の会議に対してこの機能を有効にすることもできます。（出典：Zoom Support）
設定方法
1. Zoomのウェブサイトにログインし、「設定」へ進みます。
2. 「ミーティング」タブを選び、「全画面モードの監視」のオプションを探して有効にします。
（チェックを入れて、「保存」します）
（「？」マークにカーソルをあわせると、解説が出ます）
実際の画面を見てみましょう。
1.画面共有横にある「△」をクリックし、「マルチスクリーンモードを開始」をクリック。
2.参加者画面に「マルチスクリーンを開始」するよう表示が出ます。
「開始」をクリックすると、
すぐにデスクトップが共有されます。
ビデオオンにしてもうひとり参加者を増やしたところ、参加者のビデオ＋共有画面が横並びに表示されました。
（何人まで表示が可能なのかは今後確認していきます）
参加者の画面共有を終了する際は、参加者自身が画面共有を終了するか、ホストが左上の「マルチスクリーンモード」をクリックして停止します。
また、マルチスクリーンモード開始の際に「共有しているものの閲覧を参加者に許可する」にチェックを入れると、他の参加者にも共有画面が表示されます。
利用時の注意点
この機能を利用する際は、参加者のプライバシーを尊重し、事前に画面共有が行われる目的や理由を説明し、同意を得ることが重要です。
Zoomに慣れていない参加者がいる可能性も考え、必要に応じて接続テスト日を設けて画面確認をしてもらうとよいでしょう。
待機室の自動移動：セキュリティを強化
現在の待機室の機能は、Zoomミーティングの開催前に参加者が待機する場所として使用されていますが、今回のアップデートではミーティング中にホストがZoomから出てしまった場合に、自動的に参加者が待機室へ移動する機能です。
Zoom Supportぺージには以下のように説明があります。
待機室への自動移動/待機室からの自動移動
管理者には追加の待機室カスタマイズ オプションがあり、主催者または代替主催者が退席した場合に参加者を自動的に待機室に移動したり、主催者または代替主催者が退席した場合にそれらの参加者を自動的に会議に戻すことができます。ホストが戻ってきます。ミーティングから退出すると、参加者が移動されたことが主催者に通知され、参加者は待機室に残って主催者が戻ってくるのを待ちます。この機能は、待機室で最大 50 人の参加者をサポートします。
（出典：Zoom Support）
何らかの事情により主催者がミーティングから一時的に退出する場合、これまでは休メインルームにてそのまま待っていてもらう状態でしたが、今回のアップデートにより、参加者は自動的に待機室に移動されます。
この機能により、主催者不在時のミーティングルームのセキュリティが保たれます。
とはいえ、過去の記事で触れたように、弊社ではZoomを使ってイベントやセミナーを開催する際には、ホスト以外にも共同ホストの権限を誰かに渡して、何か問題が発生した時の対応や会のサポートをしてもらうことを推奨しています。
そのため、使用する場面は限られます。やむを得ず、ひとりでZoomイベントやセミナーを開催する際にネットワークエラーやパソコンの不具合などによりホストが退出してしまった際には必要な機能になるかもしれません。
設定方法
1. Zoomのウェブサイトにログインし、「設定」へ進みます。
2. 「ミーティング」タブを選び、「待機室のオプション」から「If host and co-hosts are not present:」にチェックを入れて設定を保存します。
↓
（「待機室のオプション」の1番下にあります）
通常の退出や×ボタンクリックでは「新しいホストを割り当てる」と表示が出てしまうため、Zoom開催中にパソコンの電源を落とすことで試してみました。
1.ホストがZoomから落ちて数秒後に待機室へ移動しました
（「お待ちください。ホストの接続が切れました」と表示されます）
2.ホストがZoomに戻ってくると、「ホストは、準備が整った時点であなたの入室を許可します」と表示されます
3.ホストが戻ると待機室にいる参加者の入室を許可するよう促されます
許可してメインルームに全員が戻ります。
利用時の注意点
参加者が突然待機室に移動された場合、イベントが終了したと誤解して退出してしまうリスクがあります。一人でイベントを運営している際には説明する人がいないため、起こり得ることです。一人で運営する際には事前に参加者にしっかりと説明しておきましょう。
また、ホストにとっても、数分間の予期せぬ中断は慌ててしまいますし、参加者にとっても再開時刻がわからない状態は不安を増大させます。停電など避けられない状況を除き、このような事態は極力避けたいところです。くり返しになりますが、一人でのイベント開催は極力避け、必ず2名以上で開催するようにしましょう。
以上、今回は最新アップデートから「全画面モードの監視」と「待機室の自動移動」についてお届けしました。
「全画面モードの監視」は、特にオンライン教育や試験の監督に役立ち、「待機室の自動移動」はミーティングのセキュリティを強化します。
この機能を活用した便利な使い方があれば、ぜひ教えていただけると嬉しいです。
また、次回のアップデートよりWindows 7 および Windows 8 のサポート終了予定とのこと。以降のZoom アプリの追加アップデートを引き続き受け取るには、Windows 10 以降にアップグレードする必要がありますので、古いバージョンのWindowsを使用している方がいらっしゃいましたら、システムのアップグレードをご案内いただければと思います。
それでは、みなさんのZoomライフがよりよいものになりますように！
※掲載内容は、記事作成時点のものです。Zoomのバージョンアップや使用デバイスによって、実際の画面や機能は異なる場合があります。ご了承ください。
