いつもお世話になっております。
こちらは、私たちZoomオペレーターが日々のサポートから、お伝えしたいZoom機能やちょっとした情報をお伝えしていくページです。
Zoomミーティングを効果的に運営するためには、事前の設定が非常に重要です。
今回は、ミーティング開始後には変更できない、重要な7つの設定について詳細に解説します。
※記事作成時、バージョン5.16.6
目次
1. 共同ホストの権限付与
共同ホストの権限はミーティングの管理を円滑に行うために重要です。
事前に設定しておかないと、ホストが不在時に代わりに管理を行うことができません。特にイベントやセミナーなど外部の参加者がいる場合は必ず設定しておきましょう。なぜなら、万が一、ホストが抜けてしまった場合、参加者にホスト権限が与えられることになってしまうからです。
新しいアカウントを利用する場合や、初めてZoomのホストを担当する場合は、確認しておくことをおすすめします。
【設定方法】
1.ZoomのWeb版からアカウント設定をクリック。
2.ミーティング内（ベーシック）から「共同ホスト」を検索し、「共同ホスト」をオンにします。
これにより、選択したユーザーに共同ホストとしての権限が付与され、ホストが不在の場合でもミーティングをスムーズに運営できます。
2. 使用ツールのカスタマイズ設定
使用しないツールは機能をオフにすることで、参加者の画面をシンプルにできます。先日お届けした、最近の新しい機能をオフにする方法でもご案内しておりますが、これを行うことにより、参加者の画面は必要な機能だけになるため、ミーティングの運営がより効率的になります。
【設定方法】
1.ZoomのWeb版からアカウント設定をクリック。
2.不要な機能を検索し、オフにします。
ここではチャットをオフにしてみます。（なかなかチャットをオフにすることはないと思いますが……）
画面から「チャット」がなくなりました。
3. チャットの設定
チャット設定は、参加者間のコミュニケーションにおいて重要ですが、適切に設定しておかないとセキュリティやプライバシーに関する問題が生じる可能性があります。
人数が多い場合やクラスでのシーンなどでは、ホストと共同ホストのみにすることで、参加者の集中力低下を防げます。
【設定方法】
1. ZoomのWeb版からアカウント設定をクリック。「ミーティング」タブを開きます。
2.そこで「チャット」セクションを見つけ、「ホストと共同ホスト」を選択します。
ちなみに、各送信先の説明は以下のとおりです。
参加者のチャット対象: 参加者が誰とチャットできるかをコントロールします。
（出典：Zoom Support）
-該当者なし: ミーティング内チャットを無効にします。
-ホストと共同ホスト: ホストと共同ホストのみが全員にメッセージを送信できます。 この設定を有効にしても、参加者はホストに非公開メッセージを送信することができます。
-全員: 参加者は公開メッセージのみを送信できます。 公開メッセージは、すべての参加者に表示されます。 この設定を有効にしても、参加者はホストに非公開メッセージを送信することができます。
-全員（非公開メッセージを含む）: 参加者は公開または非公開でメッセージを送信できます。 公開メッセージは、すべての参加者に表示されます。 非公開メッセージは特定の参加者に送信され、ホストには表示されません。
4. 参加者がホストより先に参加可能にする設定
ミーティング開始前にホスト以外の参加者が入室できるかどうかを設定することができます。基本的にはホストが開室してスタートすることがほとんどですが、Zoomのアカウントを貸す場合や、ホストが遅れて参加する場合などには、設定しておくとよいでしょう。
この設定が有効でないと、ホスト不在によりミーティングを開始できなくなります。
【設定方法】
1.ZoomのWeb版からアカウント設定をクリック。「ミーティング」タブを開きます。
2.「ミーティングのスケジュール」にある「ホストより先に参加することを参加者に許可」をオンに。
この機能を有効にすると、参加者がホストが参加する前や、ホストがミーティングに参加できない場合でもミーティングに参加できます。
また、スケジュールされた開始時間の前や、開始5、10、または15分前から許可するよう設定できます。
ちなみに、待機室を有効にすると、参加者がホストより先に参加することを許可する設定が自動的に無効になります。
5. ブレイクアウトルームの設定
ブレイクアウトルームは、小グループでのディスカッションを円滑に行うために重要な機能です。この設定を事前にオンにしておかないと、グループ活動ができなくなる可能性があります。
【設定方法】
1.ZoomのWeb版からアカウント設定をクリック。「ミーティング」タブを開きます。
2.「ブレイクアウトルーム」をオンにします。
これにより、事前にグループ分けを設定しておいたり、ミーティング内で行った投票をもとにグループ分けを行うなど、さまざまなディスカッションも可能になります。
6. 録画設定
録画を設定しておかないと、重要な情報や議論を後で振り返ることができなくなります。ホストと参加者がローカルファイルに録画できるようにする設定や、クラウド録画の設定（アクティブスピーカーと共有画面を記録するなど）も事前に設定できます。また、ミーティングやウェビナーのチャットメッセージを保存する設定もありますので、事前に確認しておきましょう。
【設定方法】
1.ZoomのWeb版からアカウント設定をクリック。
2.「記録」タブから、必要な録画タイプにチェックを入れます。
ここでチェックが入っていると、すべてのパターンが録画されます。
最初の設定では、チェックが多く入っている可能性がありますので、不要なものはチェックを外しておきましょう。
7. 録画時の参加者名の非表示設定
参加者の名前を録画に含めないことで、プライバシーを保護できます。この設定を怠ると、録画された動画には名前が表示された状態になってしまうので注意が必要です。
【設定方法】
1.ZoomのWeb版からアカウント設定をクリック。
2.「記録」タブから、「レコーディングに参加者の名前を表示する」のチェックを外します。
この設定をすることで、ミーティングの録画中に参加者の名前が表示されなくなります。
ちなみに、ローカルレコーディングの場合は設定がありません。録画ボタンを押した人の画面そのものが録画されるので、名前が表示されていれば録画されることになります。
ここで設定できずミーティングを始めた場合は、参加者に録画に表示されても問題ないようなニックネームに変えてもらうなどで対処するとよいでしょう。
以上、今回は「事前に行うべき7つの設定」についてお届けしました。
各設定の理解と事前の適切な設定により、ミーティングをスムーズに進行させることが可能になります。
この設定を振り返ることで、慌てずにZoom運営が円滑になることを願っています。
それでは、みなさんのZoomライフがよりよいものになりますように！
※こちらで紹介する内容は、掲載当時のものです。Zoomのバージョンアップ、使用デバイスなどにより、実際の画面と異なる場合があります。ご了承ください。
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