いつもお世話になっております。
こちらは、私たちZoomオペレーターが日々のサポートから、お伝えしたいzoom機能やちょっとした情報をお伝えしていくページです。
今回は、Zoomミーティングを開催する際に事前にチェックしておいてほしい設定10選をご紹介。
ここを確認しておけば、必要な機能が使えるだけでなく、参加者がストレスなく参加することが可能です。もともと設定されているものもありますが、いつのまにか自分で設定を変えてしまっている可能性もありますので、いま一度確認してみましょう。
※記事作成時、バージョン5.15.1
目次
事務局としての準備
まずは、事務局として準備しておくべき設定です。
ここでは2つ紹介します。
今回はすべてブラウザにログインして設定を行います。
共同ホストをオンにする
最初の設定では、共同ホストがオフになっている場合があるため、必ず確認しましょう。
共同ホストが必要な理由は過去の記事でもご紹介してきましたが、ホストのパソコンが固まってしまったり誤って退席してしまった場合に、共同ホストとなる人がいると、ミーティングを継続することが可能です。
たとえ、ホストがすぐにZoom復帰したとしても、その間、参加者は何が起こっているのかわからない状態になってしまいます。すぐに連絡がとれる相手であれば共同ホストは必要ないかもしれませんが、公に行うイベントやセミナーなどでは、自分以外の誰かに共同ホストをお願いしておくことをおすすめします。
▼確認・設定方法
1.ブラウザ版にログインする
2.「設定」→「ミーティング」タブ→「ミーティング（ベーシック）」→「共同ホスト」をオンにする
入室した通知音をホストと共同ホストだけにする
次に、参加者がZoomに参加したり退出したりしたときに「ポーン」となる通知音を、ホストと共同ホストのみに鳴らす設定を行います。
もともとの設定だと参加者にも聞こえる音ですが、この通知音を参加者に聞かせない設定です。
▼確認・設定方法
1.ブラウザ版にログインする
2.「設定」→「ミーティング」タブ→「ミーティングない（ベーシック）」→「誰かが参加するときまたは退出するときに音声で通知」をオンにしたうえで、「ホストと共同ホストのみ」にチェックを入れる
参加者のために設定しておく
次に、参加者の入室前にかかわる設定を確認していきます。
参加者がワンクリックでZoom参加できるように設定
Zoomに参加するためには、ホストからZoomのアクセス先をもらう必要があります。その際にIDとパスワード入室と、URLをクリックしただけで入室する方法がありますが、今回設定を確認するのは後者。「参加者がワンクリックするだけで参加できるようにする設定」です。
▼確認・設定方法
1.ブラウザ版にログインする
2.「設定」→「ミーティング」タブ→「セキュリティ」→「ワンクリックで参加できるように招待リンクにパスコードを埋め込む」をオンにする
アプリを利用できない人のために。ブラウザ参加を可能にする
参加者によっては、会社の規定などでアプリのダウンロードが不可の場合があります。一部機能は制限されてしまいますが、ZoomはWebブラウザでも参加が可能です。「ブラウザから参加する」リンクを表示しておきましょう。
▼確認・設定方法
1.ブラウザ版にログインする
2.「設定」→「ミーティング」タブ→「ミーティング内（詳細）」→「「ブラウザから参加する」リンクを表示します」をオンにする
待機室をオンにする
待機室についても何度かご紹介していますが、待機室は設定しておくことをおすすめします。
とくに有料のイベントやセミナーの場合は、申し込み時の名前と照合をします。待機室で確認してから、入室してもらいましょう。
▼確認・設定方法
1.ブラウザ版にログインする
2.「設定」→「ミーティング」タブ→「セキュリティ」→「待機室」をオンにする
参加者が名前を変更することを許可する
次に、参加者の入室後にかかわる設定を見ていきます。
まずは、名前の変更です。
▼確認・設定方法
1.ブラウザ版にログインする
2.「設定」→「ミーティング」タブ→「ミーティング内（ベーシック）」→「参加者が自分の名前を変更することを許可」をオンにする
待機室に参加者がいる場合には自分で名前の変更はできませんが、チャットで確認し、ホストまたは共同ホストが変更することが可能です。「待機室にいる参加者の名前を変更することをホストまたは共同ホストに許可する」をオンにしておきましょう。
参加者が入室するときにミュートにする
こちらは、必ず設定しておいてほしい機能です。
もともとの設定では、この機能は「オフ（ミュート設定されていない状態）」になっています。最近では入室時にミュート設定されている場合が多いため、気づかずに部屋の音が漏れてしまっている参加者がいる場合をたまに見かけます。入室時はミュートで入ってもらう設定をしておきましょう。
▼確認・設定方法
1.ブラウザ版にログインする
2.「設定」→「ミーティング」タブ→「ミーティングのスケジュール」→「どの参加者についてもミーティングに参加する時にミュートに設定する」をオンにする
レコーディングを開始するときの音声をオフにする
次は、レコーディング時に関する設定です。
この設定は、当ブログではお届けしていますが、ご存知ない方も多いかと思います。
レコーディングを始めた際に流れる「Recording in progress」という音声を消す方法です。
▼確認・設定方法
1.ブラウザ版にログインする
2.「設定」→「記録」タブ→「レコーディング通知 – Zoom Client」の下にある「対象者なし」を選択する
チャットを使用可能にする
オフにすることができるチャット。チャットを使用する場合は、必ず確認しておきましょう。通常時はオン（チャットができる状態）に設定されています。
▼確認・設定方法
1.ブラウザ版にログインする
2.「設定」→「ミーティング」タブ→「ミーティング内（ベーシック）」→「ミーティングチャット」をオンにする
参加者も画面共有ができるようにしておく
こちらも最初の設定で、参加者に対しては「オフ（画面共有できない状態）」になっている画面共有設定。
ホスト側が多く使う機能ではありますが、「この画面を見てほしい」「こういう作業で合ってるか」など、実際に画面を見てもらいたい場面は意外とたくさんあります。
ミーティング開始後に画面共有権を渡すことはできますが、共有しようとしたときに発生する「画面共有権もらっていいですか？」というやりとりをなくすだけでも、時間を効率よく使えます。毎度同じやりとりが発生すると考えると、最初から「全参加者」が画面共有できるよう設定しておくといいかもしれません。
▼確認・設定方法
1.ブラウザ版にログインする
2.「設定」→「ミーティング」タブ→「ミーティング内（ベーシック）」→「画面共有」がオンになっていることを確認
3.「共有できるのは誰ですか？」を「全参加者」にチェックを入れる
以上、今回は「Zoomを開催するときに確認すべき設定10選」をお届けしました。
初めてのZoom、久しぶりのZoom開催をするときに、ぜひチェックしていただければと思います。
それでは、みなさんのZoomライフがよりよいものになりますように！
※こちらで紹介する内容は、掲載当時のものです。Zoomのバージョンアップ、使用デバイスなどにより、実際の画面と異なる場合があります。ご了承ください。
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