いつもお世話になっております。
こちらは、私たちZoomオペレーターが日々のサポートから、お伝えしたいzoom機能やちょっとした情報をお伝えしていくページです。
今回は、イベントやセミナー前に準備しておきたい事前案内について。
Zoomミーティングは、ビデオ会議やオンラインイベントのための便利なツールですが、参加者にとってスムーズな体験を確保するためには、開催前とZoom入室後のていねいなご案内が必要不可欠です。
この記事では、Zoomミーティングに参加する前と後に必要なステップとポイントについてお届けします。
主催者や事務局側の方は慣れていることかとは思いますが、Zoomを使うのが初めての方や久しぶりの方のためにも改めてガイドを確認し、「参加してよかった」と思われる場の提供を実現しましょう。
テキストと動画でスムーズな参加をサポート
申し込んでいたのに、うっかり忘れてしまった予定……みなさんも一度は経験があるかと思います。特にオンラインで参加できるものだと、移動が伴わないことからスルッと頭から抜けがちです。なので、ご案内メールは複数回送信するようにしましょう。
案内に必要な項目例を以下に挙げます。
1. ミーティングの日時と参加リンク
最初に、参加者にミーティングの日程と参加リンクを提供しましょう。この情報はメールの最初のほうに明確に表示し、簡単にアクセスできるようにしてください。
2. イベントやセミナーの概要
ミーティングの目的や予定されている内容を伝えましょう。グループごとにディスカッションがある場合は、その旨を伝えることで参加者は事前に備えることができます。
3. 参加に必要なアプリや機器情報
Zoomアプリのダウンロードやカメラ、マイク、スピーカーの確認をお願いしましょう。また、カフェなどで参加する方のために、イヤホンの使用を推奨しておくことも重要です。
4. 参加ルールと注意事項
参加者にどのように参加してほしいのかを記載します。
– 何分前に入ってほしいのか
– 名前の変更のお願い
– ビデオオン／オフについて
– ミュートのままでお願いしたい
など簡単なルールをお伝えします。
その他、開催から30分経過した後は入室不可など、特別なルールがあれば記載しておきましょう。
また、Zoomには参加者自身で事前にテストをすることができるので、そのURLも記載しておくと安心ですね。
▼ZoomテストURL
案内するテキストの具体的な例
待機室や入室後に流す動画を用意し、繰り返し流しておくことで、参加者がミーティングの準備を整えるのに役立ちます。また、操作画像つきの資料としてまとめて、開催前にご案内メールに追加しておくのもおすすめです。
たとえば、以下の内容を入れるとよいでしょう。
1. ミーティングへの参加方法（Zoomダウンロード方法も含む）
2. カメラとマイクの操作方法
3. 名前変更の仕方
4. チャットの使い方
待機室と入室後に流す動画は基本的に同じ内容でよいかと思いますが、待機室にいる間は長く視聴することができないので、最低限のご案内、短時間のものにするとよいでしょう。
—
【事前にご案内するメールの例】
〇〇様
お世話になっております。
このたびは、〇〇にお申込みいただきましてありがとうございます。
開催が明日に迫ってまいりました。
以下、改めてご案内です。
■開催日時
2023年11月〇日(〇) 13:00～〇:00
■当日参加URL
https://us06web.zoom.us/〇〇〇〇
ミーティングID: 〇〇〇
パスコード: 〇〇〇
※13時までに上記URLにアクセスしてください
※10分前から入室可能です
▼Zoomの使い方は以下の資料をご覧ください
〇資料や動画のURL〇
また、以下よりZoomテストを行えます。
■スケジュール
12:50 開場
13:00 ご挨拶と説明
13:15 ゲスト講演 〇〇氏 「〇テーマ〇」
14:00 10分間休憩
14:10 ゲスト講演 〇〇氏 「〇テーマ〇」
15:00 ゲストと〇〇によるパネルディスカッション
15:45 質疑応答
16:00 終了
それでは、明日みなさまとお会いできるのを楽しみにしております。
署名
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【開始後に案内したい内容】
開催時間になったら、改めて以下を案内しましょう。
1.ミーティングのスケジュールや予定された休憩時間
長時間の場合、休憩がいつあるのかは気になります。また、資料の配布や質疑応答の時間があるかも最初に案内しておきましょう。
2.チャットの利用方法
全体へのチャット、事務局へのチャットについて説明します。疑問をもったまま参加することがないよう、ご案内しておくことで参加者が不安なく参加できます。
リアクションボタンでコミュニケーションをとることもオススメです。
以上、今回は「イベントやセミナー前に準備しておきたい事前案内」についてお届けしました。
今回のポイントに気をつけることで、Zoomミーティングへのスムーズな参加を促し、安心して参加できる場となるでしょう。それでは、みなさんのZoomライフがよりよいものになりますように！
※こちらで紹介する内容は、掲載当時のものです。Zoomのバージョンアップ、使用デバイスなどにより、実際の画面と異なる場合があります。ご了承ください。
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